Las cuentas por cobrar son un factor clave para cualquier negocio, pues un mal manejo de este puede llevar a una empresa a quebrar. Por ello, tener un control efectivo de los clientes que te deben y un sistema de cobranza efectivo, ayudará a tu empresa a cumplir con sus objetivos financieros.
Existen software que te ayudan a tener un seguimiento óptimo de estas cuentas, con los cuales puedes conocer tu flujo de efectivo en función de las fechas de vencimiento de tus clientes.
Una de las razones por las cuales las empresas otorgan créditos, es para aumentar las ventas o conservar a los clientes pero… ¿qué sucede si los clientes no te pagan a tiempo? Podrías tener problemas en tus ingresos y poner en riesgo la estabilidad financiera de tu empresa.
De ahí, la importancia de cuidar la cobranza. Para darte un dato, en México las cuentas por cobrar en ocasiones supera el 25% de los activos de una empresa, lo que quiere decir que una cuarta parte del dinero de la compañía no existe porque todavía no lo cobra.
Beneficios de cuentas por cobrar bien administradas y gestionadas
Manejar adecuadamente las cuentas por cobrar es importante para tener un flujo de efectivo sano que te ayude a cumplir con tus compromisos financieros como el pago de sueldos, pago a proveedores, saldar deudas, créditos, inversiones.
Otra ventaja es tener un control de clientes, de lo que te han pagado y de lo que te deben, teniendo así una cobranza controlada y evitando el riesgo de no cobrar por desconocer la fecha de vencimiento, que límite de crédito puede ofrecer, si puedes seguir ofreciendo crédito a ciertos clientes, descuentos, entre otros.
Para obtener un mayor control de las cuentas por cobrar la tecnología es indispensable, y un software administrativo ayuda a conseguirlo. Desde la emisión de las facturas electrónicas para respaldar tus actividades económicas y comerciales, hasta generar estados de cuenta de clientes para establecer acciones efectivas de cobranza, un software administrativo puede ayudar.
Por ejemplo, en el caso del seguimiento a clientes, en las cuentas por cobrar te da visibilidad de los estados de cuenta, la antigüedad de saldos y el pronóstico de cobranza, lo que te permite saber con mayor precisión cuál es el mejor momento para fijar fechas de pago de tus clientes con el beneficio de asegurar el flujo de efectivo en tu empresa y tomar decisiones como realizar una inversión en el crecimiento del negocio.
Si no has puesto el cuidado necesario a tus cuentas por cobrar, puede llegar un momento en el que se te salgan de control y tus entradas de efectivo se verán afectadas, lo que equivale a una disminución de liquidez y si hay menor liquidez tendrás más dificultad para cumplir tus compromisos financieros.
Errores más comunes de las cuentas por cobrar
Muchas empresas por lo regular no tienen el cuidado de clasificar las cuentas por cobrar, ni darle el seguimiento adecuado por la falta de procesos eficientes y de un software que les ayude a tener el control necesario.
Entre las cosas que se deben evitar es otorgar crédito a diestra y siniestra, es decir, se deben establecer políticas de crédito claras que especifiquen los criterios para otorgarlo, así como el plazo para los pagos y la fecha de saldos vencidos.
Puede resultar obvio, pero muchas veces la cobranza enfrenta problemas por la falta de envío de las facturas. Para que esto no suceda, un software te puede ayudar a enviar la factura en el momento de la compra y evitar el retraso en los pagos.
Mantener actualizada la base de datos de las personas a quien se les tiene que enviar la factura es básico, ya que muchas empresas siguen enviando las facturas a una misma dirección de correo electrónico y puede que esa persona ya no trabaje ahí.
No contar con un sistema automatizado puede provocar que pierdas de vista las cuentas importantes que tienen una deuda contigo o que omitas una tarea en el proceso de cobranza y retrasar el pago. Por ello, un software es necesario para llevar control de cobranza y conocer quién te debe, cuánto te debe y cuándo estimas recibir los pagos.
En un primer vistazo, te resumimos las acciones a cuidar y no caer en errores:
Clasificar tus cuentas por cobrar; ya sea por clientes, montos y pagos.
Dar seguimiento a las cuentas por cobrar de manera eficiente.
No otorgar crédito de manera libre y establecer políticas claras en este rubro.
Establecer plazos para pagos y fechas de saldos vencidos.
Asegurar el envío y recepción de facturas electrónicas.
Actualizar los datos de los clientes, incluyendo las facturas enviadas.
Utilizar un software administrativo para ejecutar los puntos anteriores.
Implementar acciones de controles a las cuentas por cobrar
Si ya te diste cuenta de algunos errores en el proceso de cuentas por cobrar, ya sea en el área de ventas, cobranza o en cuentas, puedes aplicar acciones para aumentar el control en donde se requiera.
Tus controles pueden ser desde la aprobación y autorización de clientes, verificar el proceso de la cuenta, revisar la información en archivos maestros y controles de supervisión.
Para comenzar una nueva forma de trabajar en esta área puedes realizar las siguientes preguntas:
- ¿Qué produce la tardanza de pago?
- ¿Qué documentos tienes como comprobantes para realizar el cobro?
- ¿Qué soluciones se han tomado para reducir el retraso del cobro?
- ¿Qué áreas intervienen?
Con esto, te pudieras dar cuenta de que en muchas ocasiones el no pago de las cuentas por cobrar se debe a un problema interno.
Otra forma de darle solución es recurrir al uso de programas con los cuáles, al tener registro de tus actividades, puedes dar seguimiento de una manera más sencilla y automatizada a tus clientes y obtén rápidamente los datos.
Si adquieres un software que te ayude a sanear tu cobranza, fíjate que tenga la opción de generar reportes de antigüedad de saldos, pronóstico de cobranza y control de crédito conforme a documentos vencidos.
Al tener un registro de todas tus actividades con clientes y proveedores, puedes generar en automático tus cuentas por cobrar y monitorear los pagos pendientes y avisar a proveedores del pago de sus facturas.
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